Pohovor skončil, podali jste si ruce a doma přijde otázka: má se vůbec posílat děkovný e-mail po pohovoru, do kdy a co do něj napsat? Zahraniční kariérní centra se shodují hlavně na rychlosti, ve zbytku se drobně liší. Poradíme, do kdy zprávu odeslat, co v ní má stát, jak vypadá hotový vzor a kdy se ozvat podruhé, když firma mlčí.

Do kdy e-mail odeslat

Kariérní centrum University of Maryland, Baltimore County radí poslat děkovnou zprávu do 24 hodin od pohovoru. Stejnou lhůtu uvádí kariérní centrum University of Virginia, u dopisu poslaného poštou počítá s týdnem. Northwestern Career Advancement mluví o 48 hodinách, ať už píšete rukou, nebo e-mailem.

Prakticky to znamená napsat ještě týž den večer, nejpozději druhý den dopoledne.

Rozdíl mezi jedním a dvěma dny nikdo řešit nebude. Ovšem zpráva, která dorazí za týden, už spíš připomíná, že jste na ni zapomněli, a rozhodnutí bývá v té době stejně hotové. Ručně psaný dopis je v českém prostředí rarita. University of Virginia k tomu poznamenává, že e-mail je dnes běžnější a naprosto v pořádku.

Co v e-mailu má být

UMBC popisuje obsah děkovné zprávy takto: poděkovat za čas, zopakovat zájem o pozici a doplnit informaci o sobě, která na pohovoru nezazněla. Radí přitom vyjít z poznámek, které jste si během setkání udělali, a vrátit se k tomu, co personalistu zajímalo.

Northwestern doporučuje vybrat dva nebo tři prvky ze čtyř:

  • poděkování za čas,
  • odkaz na konkrétní část rozhovoru,
  • připomenutí zkušenosti, která k pozici sedí,
  • potvrzení, že o práci stojíte.

Nejvíc rozhoduje ta konkrétní zmínka. Personalista vede u jedné pozice několik pohovorů po sobě a jména se mu po pár dnech slévají, takže věta „děkuji za váš čas a těším se na další kroky“ mu nepomůže vybavit si vás. Když ale napíšete, že vás zaujala plánovaná změna reklamačního systému, o které jste mluvili v druhé půlce schůzky, zařadí si vás okamžitě. Stačí k tomu jedna věta a jedno konkrétní slovo z rozhovoru. Delší text nikdo nedočte a působí jako druhý pohovor, o který nikdo nežádal.

Do předmětu napište slovo poděkování a název pozice. Personalista pak zprávu najde i za tři týdny, až bude řízení uzavírat.

Vzor děkovného e-mailu

Předmět: Poděkování za pohovor, pozice referent zákaznické podpory

Dobrý den, paní Novotná,

děkuji za včerejší setkání a za čas, který jste mi věnovala.

Zaujalo mě, že chcete během příštího roku převést reklamace do nového systému. S podobným přechodem mám zkušenost z předchozí práce, kde jsem vedla zaškolení šesti kolegů. O pozici mám i po našem rozhovoru zájem.

Kdybyste potřebovala doplnit cokoli k mým zkušenostem, ozvěte se mi prosím.

S pozdravem

Jana Dvořáková

Do podpisu připojte telefon, ať vás nikdo nemusí hledat v systému.

Pokud vás zpovídalo víc lidí, Northwestern radí napsat každému zvlášť a texty neposílat shodné. Každý si totiž pamatuje jinou část rozhovoru.

Komu zprávu adresovat

Adresu hledejte v pozvánce na pohovor nebo v podpisu předchozí korespondence. Bývá tam i telefonní číslo, které se hodí u pozdějšího dotazu na výsledek.

Často pozvánku posílá personální oddělení, ale pohovor vede budoucí nadřízený, jehož kontakt nemáte. V takovém případě napište na adresu, ze které pozvánka přišla, a hned v úvodu požádejte o předání. Tvar firemní adresy podle vzorce jmeno.prijmeni raději nehádejte. Zpráva se buď vrátí jako nedoručená, nebo doputuje k někomu úplně jinému.

U personálních agentur pište náborářce, která vás na pohovor poslala. Kontakt na klienta nebývá součástí zadání a obcházení agentury se nevyplácí.

Když se firma neozve

Děkovná zpráva a připomínka jsou dva různé e-maily a nemají se slévat do jednoho.

UMBC popisuje postup jednoduše: až uplyne termín, který vám firma slíbila, můžete napsat nebo zavolat a zeptat se na stav své přihlášky. Telefonovat opakovaně ovšem ne, tím si u zaměstnavatele akorát uškodíte. Když žádný termín nepadl, Northwestern doporučuje počkat po pohovoru aspoň týden a teprve pak se ozvat.

Předmět: Dotaz na výsledek pohovoru, pozice referent zákaznické podpory

Dobrý den, paní Novotná,

na pohovoru jsme se bavili o tom, že výsledek budete znát do konce minulého týdne. Chtěla bych se proto zeptat, jak výběrové řízení pokračuje.

O pozici mám dál zájem. Děkuji za odpověď.

S pozdravem

Jana Dvořáková

Na co si dát pozor

Ticho po děkovném e-mailu není odmítnutí. Northwestern to říká přímo: děkovná zpráva je profesní zdvořilost, ne výzva k akci, a zaměstnavatelé na ni často neodpovídají.

Nepřepisujte v e-mailu své odpovědi. Když vám některá otázka nesedla, jedna doplňující věta stačí. Půlstránková oprava upozorní na zaváhání víc než samotné zaváhání.

A neomlouvejte se za nervozitu. Personalista si jí často ani nevšiml.

Zkontrolujte jméno, oslovení a název firmy, než zprávu odešlete. Překlep ve jméně člověka, kterému děkujete, srazí celý dojem.

Shrnutí

  • Zprávu odešlete do 24 až 48 hodin od pohovoru, podle UMBC, University of Virginia a Northwestern.
  • E-mail dnes stačí, ručně psaný dopis nikdo nečeká.
  • Do textu patří poděkování, konkrétní zmínka z rozhovoru a potvrzení zájmu, ideálně na pár řádcích.
  • Každému, kdo pohovor vedl, pište zvlášť a jiným textem.
  • Když slíbený termín uplyne bez odpovědi, ozvěte se. Bez slíbeného termínu počkejte aspoň týden.
  • Telefonovat s dotazem na výsledek stačí jednou.