Motivační dopis: jak ho napsat krok za krokem provede celou stavbou dopisu i s hotovým příkladem od začátku do konce. Tenhle text jde do většího detailu jen u čtyř míst, kde uchazeči nejčastěji tápou: záhlaví, oslovení, první věta a závěr s podpisem. Malý detail v kterémkoli z nich dokáže rozhodnout, jestli dopis vůbec někdo dočte.
Záhlaví: kontakt, datum a adresát
Nad oslovení patří pár základních údajů: vaše jméno, telefon, e-mail, datum a název firmy, na kterou reagujete. Pokud dopis posíláte jako přílohu k životopisu, stačí tenhle blok zkrátit na dva až tři řádky. Celou poštovní adresu firmy ani kontaktní údaje personalisty vypisovat nemusíte, ty najde v podpisu e-mailu nebo přímo v inzerátu.
Datum obvykle stojí buď hned vedle vašeho jména, nebo o řádek níž, případně zarovnané k pravému okraji, podle toho, jakou šablonu používáte. Na přesném umístění nezáleží tolik jako na tom, aby tam bylo a bylo aktuální, ne zkopírované z dopisu pro jinou firmu.
U tištěného dopisu se ještě někdy doplňuje řádek Věc, například „Věc: žádost o pozici obchodního zástupce“. V e-mailové příloze tuhle informaci obvykle nese už předmět zprávy, takže v samotném dopise ji opakovat nemusíte.
Jak adresáta oslovit
Oslovení v motivačním dopise stojí samostatně na vlastním řádku a píše se v pátém pádě, tedy ve vokativu. Za oslovením patří čárka, věta pod ním pak pokračuje malým písmenem, ne velkým.
Konkrétní podoba oslovení se liší podle toho, co o adresátovi víte:
| Co víte o adresátovi | Jak ho oslovit |
|---|---|
| Znáte celé jméno | Vážený pane Nováku, / Vážená paní Nováková, |
| Znáte jen funkci, ne jméno | Vážený pane řediteli, / Vážená paní ředitelko, |
| Neznáte jméno ani funkci | Vážené paní, vážení pánové, |
| Píšete e-mailem a firma sama píše neformálně | Dobrý den, |
Jméno kontaktní osoby často najdete přímo v inzerátu nebo na webu firmy v sekci o týmu či kontaktech. Pár minut hledání se vyplatí, oslovení jménem obvykle působí osobněji než obecná varianta z tabulky.
Titul a příjmení se v oslovení nekombinují. Spojení „pane řediteli Nováku“ tedy není správně, zvolte jen jedno z toho.
Zájmena Vy, Váš a Vám se v pracovní i úřední korespondenci píšou s velkým počátečním písmenem jako projev zdvořilosti, potvrzuje to i Ústav pro jazyk český. V soukromém dopise jde použít i malé písmeno, motivační dopis ale mezi soukromou korespondenci nepatří.
Doslovný překlad anglického „To Whom It May Concern“ do češtiny nepatří.
První věta, která rozhodne, jestli budou číst dál
Nejslabší úvodní věta jen zopakuje jméno a pozici, o kterou se uchazeč hlásí. Jméno personalista stejně vidí v podpisu i v životopise, takže první řádek touhle informací zbytečně plýtvá.
Špatně:
Jmenuji se Petr Svoboda a reaguji na váš inzerát na pozici účetního.
Lépe:
Účetnictví menší firmy jsem poslední čtyři roky vedl sám, včetně faktur i daňového přiznání, a teď hledám tým, kde bych se mohl specializovat jen na jednu agendu.
Fungují dva směry, kterými lze úvodní větu otevřít. Buď v ní naznačíte konkrétní zkušenost, která dokazuje, že pozici rozumíte, nebo popíšete přesný důvod, proč vás zaujala právě tahle nabídka, ne obor obecně. Oba směry se dají zkombinovat i v jedné větě.
Závěrečný odstavec a jak dopis zakončit
Závěrečný odstavec má tři úkoly a všechny se vejdou do dvou až tří vět: připomenout zájem o pozici, odkázat na přiložený životopis a naznačit, co bude dál, třeba ochotu přijít na pohovor nebo zavolat. Někteří uchazeči na konci ještě jednou zopakují, co všechno nabízejí, což dopis jen zbytečně natáhne. Jiní naopak končí omluvou za obtěžování nebo prosbou o jakoukoli odpověď, a tím oslabí dojem, který si dopisem předtím vybudovali. Nejlépe funguje věta, která je stejně konkrétní jako zbytek dopisu, ne obecná zdvořilostní fráze. Klidně uveďte, kdy jste k dispozici na telefonu nebo kdy můžete přijít osobně, pokud to pozice umožňuje.
Špatně:
Děkuji za přečtení mého dopisu a omlouvám se, pokud jsem vás obtěžoval touhle žádostí.
Lépe:
Kompletní přehled praxe najdete v přiloženém životopise. Na telefonu jsem k zastižení každý všední den odpoledne, rád doplním, co bude potřeba.
Rozloučení a podpis
Za posledním odstavcem, na samostatném řádku, patří rozloučení. Nejbezpečnější a nejuniverzálnější varianta je „S pozdravem“, bez čárky a bez tečky na konci, přestože se čárka v praxi často objevuje. Bez interpunkce ho doporučuje psát i Ústav pro jazyk český.
Formálnější „S úctou“ se hodí spíš k oslovení výrazně postavené osoby nebo instituce. Pro běžnou firemní pozici stačí „S pozdravem“.
Pod pozdrav napište celé jméno. U dopisu posílaného e-mailem nebo jako PDF příloha vlastnoruční podpis nikdo neočekává, stačí jméno napsané normálním písmem. Naskenovaný nebo vlastnoruční podpis dává smysl jen u dopisu, který fyzicky předáváte nebo posíláte poštou.
Liší se struktura pro e-mail a pro tištěný dopis
Základní kostra zůstává stejná, mění se hlavně formálnost jednotlivých částí. V e-mailu, kam dopis vložíte přímo do těla zprávy, může záhlaví se jménem a datem úplně chybět, protože tyhle údaje nese hlavička e-mailu sama. Oslovení a text dopisu pak začínají hned pod předmětem zprávy.
U dopisu jako přílohy PDF k životopisu naopak záhlaví se jménem, telefonem a datem patří na svoje místo nahoře. Dokument totiž může personalista otevřít samostatně, třeba až za pár dní a oddělený od e-mailu, ve kterém přišel.
Podpis na konci e-mailového dopisu se často doplní ještě jednou o kontaktní údaje, telefon a e-mail zvlášť na samostatném řádku pod jménem. U tištěného dopisu tuhle roli plní záhlaví, takže duplicitu pod podpisem nepotřebujete.
Na co si dát pozor
Nejčastější chybou u struktury není špatná gramatika, ale kopírování starého dopisu do nového bez důkladné kontroly. Před odesláním zkontrolujte:
- jestli oslovení sedí na skutečné jméno a pohlaví adresáta, ne na jméno zkopírované ze staršího dopisu pro jinou firmu,
- jestli v textu nezůstala placeholder závorka typu [Jméno] nebo [Firma],
- jestli adresa firmy a datum v záhlaví odpovídají aktuální přihlášce, ne minulé,
- jestli tón rozloučení sedí k tomu, jak firma sama píše v inzerátu.
Když si nejste jistí pohlavím adresáta podle jména, bezpečnější je obecné oslovení „Vážené paní, vážení pánové“ než hádat a riskovat chybu hned v první větě dopisu. Stejný problém nastává u cizích nebo neobvyklých jmen, kde čeština pohlaví nemusí poznat vůbec. I tady je bezpečnější obecná varianta než odhad.
Shrnutí
Motivační dopis se skládá ze záhlaví, oslovení, úvodní věty, obsahu, závěrečného odstavce a rozloučení s podpisem. Nejvíc se láme přesně na styku těchto částí, v oslovení, kde se plete jméno nebo pohlaví, a v závěru, kam uchazeči často dosadí prázdnou zdvořilostní frázi. Než dopis odešlete, přečtěte si zvlášť jen první a poslední odstavec. Pokud oba fungují samostatně, i bez zbytku textu, struktura dopisu sedí.
