Personalista si dnes životopisy nečte v e-mailové schránce. Přijdou mu do náborového systému, ten je rozebere na jednotlivé údaje a naplní jimi databázi uchazečů. Poradíme, jaký formát souboru zvolit, jak dokument rozvrhnout a odkud vzít klíčová slova, aby z vašeho životopisu systém přečetl všechno.

Co s vaším životopisem udělá náborový systém

ATS je zkratka pro applicant tracking system, tedy program na správu uchazečů. Firma do něj sbírá přihlášky ze všech kanálů: z inzerátu na pracovním portálu, z formuláře na vlastním webu i z e-mailu. V Česku jde třeba o Teamio od Alma Career (dřívější LMC) nebo o Recruitis.

Když do systému dorazí vaše přihláška, program se pokusí soubor rozebrat. Tomu se říká parsování. Recruitis například v nápovědě uvádí, že z přiloženého životopisu doplní uchazeči základní kontaktní údaje a fotografii. Kolik dalších polí, tedy zaměstnavatelů, období nebo škol, se v kartě uchazeče vyplní samo, se systém od systému liší a dodavatelé to veřejně nepopisují. Zbytek dokumentu skončí v databázi jako text, ve kterém pak personalista hledá fulltextem nebo si zapne filtr.

Kolem ATS koluje představa, že vám program dá skóre v procentech a slabší kandidáty rovnou vyhodí. U běžných firemních náborů to takhle nechodí. Skutečné riziko je nudnější. Systém z vašeho souboru vytáhne polovinu údajů, karta uchazeče zůstane poloprázdná a při hledání podle „ISO 9001“ se na vás nedostane, i když to v dokumentu máte napsané. Vaše přihláška se prostě neobjeví ve výsledcích a tím to skončí.

Z toho plyne celý zbytek článku. Jde o to dát programu text, ze kterého se nedá nic ztratit.

Formát souboru rozhoduje jako první

Bezpečná volba je PDF s textovou vrstvou. Když inzerát výslovně žádá Word, pošlete DOCX.

Jestli vaše PDF textovou vrstvu má, ověříte za deset vteřin. Otevřete soubor, myší označte odstavec a zkopírujte ho do poznámkového bloku. Vloží se čitelný text? V pořádku. Nejde označit nic? Pak máte v souboru obrázek a systém z něj nepřečte ani vaše jméno.

Stává se to hlavně ve dvou situacích. Buď jste životopis vytiskli, podepsali a naskenovali. Nebo jste ho vyexportovali z grafického editoru jako JPG a obrázek pak vložili do PDF. Pro náborový systém je taková stránka prázdná.

Soubor pojmenujte tak, aby se dal dohledat i za tři měsíce: Novak_Jan_CV.pdf. Bez diakritiky, bez mezer a hlavně bez „zivotopis_final_verze3“.

Jednosloupcové rozvržení se čte spolehlivě

Následující pravidla jsou obecným principem práce s textovým souborem, žádný konkrétní program takhle nepopisujeme. Jednotlivé systémy se chovají různě a své parsování nezveřejňují. Spolehlivé je jen to, že čím jednodušší strukturu dokument má, tím míň se z něj dá ztratit.

Dvousloupcové šablony vypadají moderně a při parsování dělají největší škodu. Text v souboru je uložený po řádcích, když jsou vedle sebe dva sloupce, snadno se slepí konec řádku z levého sloupce se začátkem řádku z pravého a vznikne nesmysl. Další místa, kde se text ztrácí:

  • Záhlaví a zápatí. Kontakty patří do těla stránky, ne do hlavičky dokumentu. Část systémů obsah záhlaví přeskočí.
  • Textová pole a obtékané rámečky. Vypadají jako text, ale ve struktuře souboru stojí stranou.
  • Tabulky se sloučenými buňkami. Jednoduchá tabulka většinou projde, složitá rozbije pořadí údajů.
  • Ikony místo popisků. Obálka u e-mailu a sluchátko u telefonu jsou obrázky. Systém uvidí jen číslo bez toho, čím je.
  • Grafické ukazatele dovedností. Pět puntíků, ze kterých jsou čtyři vybarvené, nemá strojově žádnou hodnotu. Napište „Excel: pokročilý, kontingenční tabulky a funkce SVYHLEDAT“.

Font zvolte běžný, tedy Arial, Calibri, Times New Roman nebo Georgia. Stažené dekorativní písmo se při exportu občas převede na křivky a text přestane být textem.

Nudné názvy sekcí fungují líp

Program hledá záchytné body a pozná ty obvyklé: Pracovní zkušenosti, Vzdělání, Dovednosti, Jazyky, Certifikáty. Nadpis „Moje cesta“ nebo „Čím žiju“ je pro něj obyčejný odstavec, takže obsah pod ním nezařadí, kam patří.

Stejné pravidlo platí uvnitř sekcí. Název pozice, název firmy a období napište na jeden řádek v ustáleném pořadí a držte ho po celém dokumentu.

Klíčová slova vezměte z inzerátu, ne z hlavy

Klíčová slova jsou prostě výrazy, které personalista zadá do vyhledávání. Nejlepší seznam máte přímo v inzerátu, na který se hlásíte.

Postup zabere čtvrt hodiny. Inzerát si zkopírujte do dokumentu a vypište z něj názvy programů, metodik, norem, jazyků a činností. Pak projděte svůj životopis a u každého výrazu se zeptejte, jestli ho tam máte doslova.

Pozor na tvary. Pokud inzerát píše „ISO 9001“, nestačí mít v CV „práce podle norem kvality“. Pokud žádá „účetní software Pohoda“, napište i „Pohoda“. U zkratek uveďte obojí, tedy „PPC (Google Ads, Sklik)“. Hledání totiž pracuje s tím, co personalista napíše, ne s tím, co jste tím mysleli.

Slova umístěte tam, kde dávají smysl: do popisů jednotlivých pozic a do sekce dovedností. Jak takovou sekci poskládat a co do ní nepatří, rozebíráme v článku o dovednostech do životopisu. Příklad. Inzerát na pozici technika kvality žádá znalost normy ISO 9001, řešení reklamací metodou 8D, měření na 3D souřadnicovém stroji a čtení výkresové dokumentace. V životopise máte napsáno „kontrola kvality ve výrobě, vyřizování reklamací, práce s měřidly“. Personalista si v databázi zafiltruje ISO 9001 a vy se ve výsledcích neobjevíte. Stačí přitom přepsat jednu odrážku na „vedení reklamací metodou 8D podle ISO 9001, měření na 3D souřadnicovém stroji“ a do dovedností doplnit „čtení výkresové dokumentace“. Obsah zůstal stejný, dohledatelnost se změnila.

Co nedělat: nalepit na konec dokumentu odstavec s třiceti pojmy bez souvislosti, nebo je schovat bílým písmem na bílém pozadí. Systém si text přečte celý a personalista otevře originál. Trik odhalí okamžitě a s ním i to, že jste ho zkusili použít.

Období a názvy pozic pište jednotně

Data zapisujte v jednom tvaru po celém dokumentu, například 03/2019 – 06/2022. Slovní zápisy typu „od jara 2019 skoro tři roky“ se do žádné databáze nepřevedou a personalista si musí počítat, kolik praxe vlastně máte.

Název pozice napište tak, aby ho pochopil někdo mimo vaši bývalou firmu. Interní označení „Specialista L2“ nebo „Referent OSA“ nikomu nic neřekne. Uveďte srozumitelný název a firemní zkratku klidně nechte v závorce za ním.

Období nezaokrouhlujte na roky. Zápis „2019 – 2022“ u pozice, kde jste byli od listopadu do února, vyvolá otázky, na které se pak špatně odpovídá. Další chyby, které personalisté v českých životopisech potkávají nejčastěji, jsme sepsali v přehledu chyb v životopise.

Jak přihlášku odešlete, taky něco znamená

Cesta, kterou se dokument do systému dostane, ovlivňuje, kolik údajů se z něj přenese.

Když odpovídáte přes pracovní portál, formulář z vás obvykle vytáhne jméno, kontakt a někdy i přehled praxe zvlášť. Vyplňte ho poctivě, i když všechno máte v přiloženém PDF. Právě z formuláře se plní karta uchazeče a přílohu si personalista otevírá až v druhém kroku.

U firemního formuláře na webu se občas objeví pole „vložte text životopisu“. Nepřeskakujte ho a text tam opravdu zkopírujte. Bývá to nejspolehlivější cesta, jak se obsah do databáze dostane celý.

Při odpovědi e-mailem dejte pozor na dvě věci. Do předmětu napište název pozice tak, jak stojí v inzerátu, protože podle něj se přihláška napojí na správné výběrové řízení. A životopis přiložte jako soubor, ne jako obrázek vložený do těla zprávy.

Čeho se u ATS držet zpátky

Existují placené služby, které slibují „ATS kontrolu“ a vypíšou vám skóre. To skóre si počítá daná služba podle vlastních pravidel a se systémem konkrétní firmy nemá nic společného. Použitelné je nanejvýš jako kontrola formátování. A neposílejte jeden soubor na dvacet různých inzerátů beze změny, úprava klíčových slov podle konkrétní nabídky zabere pár minut a je to na celém postupu ta část, která opravdu rozhoduje.

Hlavně ale nepřepisujte kvůli systému text do strojové hatmatilky. Kartu uchazeče si nakonec otevře člověk a čte tentýž dokument. Životopis čitelný pro program a nesrozumitelný pro personalistu vám nepomůže.

Pět otázek před odesláním

  • Jde v PDF označit a zkopírovat text?
  • Je stránka v jednom sloupci, bez kontaktů v záhlaví a bez textových polí?
  • Mají sekce obvyklé názvy a mají pozice jednotný zápis období?
  • Objevují se v textu výrazy z inzerátu doslova?
  • Jmenuje se soubor příjmením bez diakritiky?

Kdo píše životopis od nuly, najde postup krok za krokem v kompletním návodu na psaní životopisu. Nastavení pro náborové systémy je poslední vrstva, kterou přidáte až nad hotový text.