Někteří zaměstnavatelé si o životopis ve wordovském formátu řeknou přímo, protože ho pak snadno vloží do svého systému nebo v něm rovnou něco upraví. Jindy je Word jen program, ve kterém člověk umí pracovat, a hotová šablona ušetří čas s formátováním od nuly. Tenhle návod se drží čistě praktické stránky věci: kde šablonu ve Wordu najdete, jak ji upravit, aniž se rozhodí rozvržení, kde lidé nejčastěji chybují ve formátování a jak hotový dokument uložit do PDF.

Obsahovou stránku, tedy co všechno má životopis obsahovat a v jakém pořadí, řeší návod Jak napsat životopis (CV): kompletní návod krok za krokem.

Kde ve Wordu najdete šablonu životopisu

Otevřete Word a přejděte na Soubor a Nový. Do vyhledávacího pole napište „životopis“ a potvrďte Enterem. Word nabídne několik desítek šablon: jednoduché jednosloupcové, ale i barevné s ikonami a grafickými bloky. Vybranou šablonu otevřete poklikáním, nikam na web kvůli tomu chodit nemusíte: program si soubor stáhne sám na pozadí.

Stejná nabídka šablon funguje i ve Wordu na webu po přihlášení účtem Microsoft, jen tlačítko Nový najdete rovnou na úvodní obrazovce. Volbu konkrétního vzhledu si nechte na později a nejdřív si ujasněte, jaké informace vůbec chcete uvést, jinak budete řešit barvy dřív než obsah.

Jak šablonu upravit, aniž se rozhodí rozvržení

Zástupný text nemažte po písmenech, klikněte přímo do něj a přepište ho vlastním obsahem. Blok si tak podrží písmo, velikost i odsazení, které šablona používá. Ruční zarovnávání mezerníkem nebo víc stisky Enter přestane fungovat při první další úpravě. Na zarovnání slouží tabulátor nebo styl odstavce, který má šablona už nastavený, a ty vydrží i po přepsání textu.

Nadpisy sekcí jako Praxe, Vzdělání nebo Dovednosti mívají přiřazený styl z panelu Styly na kartě Domů. Když písmo nebo barvu změníte tam, projeví se to na všech nadpisech najednou a nemusíte přepisovat každý zvlášť.

Fotku do připraveného rámečku vkládejte přes pravé tlačítko myši a volbu Změnit obrázek, ne přetažením vedle něj. U šablon se dvěma sloupci nebo s tabulkou pro rozvržení stačí posunout jeden textový rámeček a rozhodí se i sousední blok. Kdo šablonu upravuje poprvé, ušetří si čas jednodušší jednosloupcovou variantou. Grafické rozvržení totiž vypadá efektně jen do chvíle, než do něj začnete přepisovat delší odstavec, který se tam prostě nevejde.

Kde se formátování nejčastěji pokazí

Nejčastější potíž je záměna písma. Když šablona používá font, který příjemce nemá v počítači nainstalovaný, Word ho při otevření potichu nahradí podobným řezem a řádky se posunou jinam, než jste je viděli vy. Ověřit to jde jednoduše: otevřete hotový soubor na jiném počítači nebo aspoň v jiné verzi Wordu a zkontrolujte, jestli text pořád sedí na jedné stránce. Bezpečnější je držet se rozšířeného písma jako Calibri, Arial nebo Times New Roman, u kterých je nahrazení nepravděpodobné.

Druhé časté místo, kde se formátování rozhodí, jsou ruční mezery a tabulátory navršené jeden přes druhý, aby datum vyšlo pod sebe. Stačí pak v jednom řádku smazat jedno slovo a celá tabulka s praxí se rozjede. Řešení je nudné, ale funguje: použijte skutečnou tabulku nebo doraz tabulátoru na pravítku, ne desítky mezer za sebou.

Před odesláním zkontrolujte, jestli někde nezůstal zapomenutý zástupný text, třeba v záhlaví nebo ve druhém sloupci, kam se snadno zapomíná kliknout. Pomůže přepnout na náhled tisku, tam je stránka vidět přesně tak, jak ji uvidí druhá strana.

Pokud šablonu před vámi upravoval ještě někdo jiný, na kartě Revize zkontrolujte, jestli nemáte zapnuté sledování změn a jestli v dokumentu nezůstaly cizí komentáře.

Jak dokument uložit do PDF

Hotový životopis exportujte do PDF přes Soubor, a podle verze Wordu buď přes Uložit jako, nebo přes Exportovat. Jako typ souboru zvolte PDF a soubor uložte. Rozvržení se tím zamkne a dokument bude vypadat stejně na obrazovce i v tisku bez ohledu na to, jaká písma má nainstalovaná osoba, která ho otevře.

Po uložení PDF ještě jednou otevřete a projděte stránku po stránce. Zkontrolujte, že se nic neposunulo na druhou stránku jen kvůli jednomu přebývajícímu řádku a že jde věta v textu myší označit a zkopírovat.

Wordový soubor si i tak uschovejte, pro další úpravy podle konkrétního inzerátu se hodí víc než PDF. Pošlete ho ale jen tehdy, když o něj firma v inzerátu výslovně požádá.

Na co si dát pozor

Barevná šablona s ikonami působí svěže v marketingu nebo grafice. V bankovnictví, státní správě nebo velké korporaci ji personalista může vnímat jako neprofesionální, i kdybyste ji sebelíp vyladili. Vzhled volte podle oboru, ne podle osobního vkusu.

Šablonu stahujte přímo z nabídky Wordu, ne z náhodné stránky, která k „vzoru zdarma“ žádá povolení maker nebo instalaci doplňku. Oficiální šablony v aplikaci tohle riziko nemají.

Shrnutí

Šablonu najdete přímo ve Wordu přes Soubor a Nový, stačí do vyhledávání napsat „životopis“. Zástupný text přepisujte po blocích a nadpisy upravujte přes styly, ne ručně na každém řádku zvlášť. Před odesláním dokument uložte i do PDF, pokud možno ověřte na jiném počítači, že se nic neposunulo, a Word ponechte jen pro případ, že by editovatelnou verzi firma vyloženě chtěla.