Životopis do administrativy stojí a padá se dvěma sekcemi. Zaměstnavatele zajímá, v čem umíte pracovat a jak velkou agendu jste zvládali, všechno ostatní čte až potom. Poradíme, jak napsat software jmenovitě, čím podložit rozsah práce a jak nahradit slova o pečlivosti něčím, co se dá ověřit.
Kdo vybírá a co hledá jako první
Pod hlavičkou administrativy se nabírá dost různých rolí. Asistentka vedení, referentka, fakturantka, mzdová účetní, pracovnice back office nebo zákaznického servisu. Vybírá obvykle ten, komu bude nový člověk odlehčovat, tedy vedoucí kanceláře, hlavní účetní nebo provozní ředitel.
Ten se dívá nejdřív na to, v jakých systémech jste pracovali a jaký objem práce jste měli na starost. Výčet povahových vlastností přeskočí, protože ho má v každém druhém dokumentu.
Sekce dovedností proto patří výš než ve většině jiných oborů, klidně hned pod profil. Kde má být zbytek sekcí, řeší obecný návod k životopisu.
Software napište jmenovitě, ne jako „znalost MS Office“
Řádek „znalost MS Office“ je ztracené místo. Uvádí ho skoro každý uchazeč a nikdo z něj nepozná, jestli v Excelu umíte spojit dvě tabulky, nebo jen sečíst sloupec.
Rozepište to. U Excelu jmenujte funkce a úkony, které opravdu používáte: kontingenční tabulky, SVYHLEDAT nebo XLOOKUP, filtrování, párování bankovních výpisů, import dat z účetního programu, případně makra. U Wordu má cenu zmínit hromadnou korespondenci, šablony a práci s revizemi. U Outlooku správu sdíleného kalendáře a delegovanou schránku.
Vedle kancelářského balíku vypište systémy, ve kterých jste dělali odbornou agendu.
V účtárnách narazíte na Pohodu, Money S3, Helios iNuvio, ABRA Flexi, ABRA Gen nebo SAP. Ve veřejné správě k tomu přibudou spisová služba a datové schránky. U každého systému doplňte, jak dlouho jste v něm dělali a jakou agendu.
Jak zapsat úroveň u jednotlivých dovedností, aby z ní nebylo jen tvrzení, rozebírá přehled toho, které dovednosti do životopisu patří.
Rozsah agendy řekne víc než roky praxe
Deset let na pozici fakturantky může znamenat třicet dokladů měsíčně i tři tisíce. Bez čísla si vás čtenář zařadí někam doprostřed.
Původní verze: „Fakturace, evidence dokladů, komunikace s dodavateli.“
Přepis: „Vystavování zhruba 350 faktur měsíčně ve dvou měnách, evidence přijatých dokladů pro tři střediska, upomínkové řízení a měsíční přehled pohledávek pro jednatele.“
Čísla se najdou skoro u každé administrativní agendy. Kolik zaměstnanců máte ve mzdách, kolik poboček obsluhujete, kolik cestovních příkazů zpracujete za měsíc, kolik hovorů nebo e-mailů odbavíte denně, kolik kalendářů hlídáte.
Zmiňte také, co jste dělali samostatně a co po vás někdo kontroloval. Věta „měsíční uzávěrku jsem připravovala samostatně, hlavní účetní ji už jen podepisovala“ má v tomhle oboru váhu.
Spolehlivost se nedá tvrdit, jen doložit
Slova „pečlivá, spolehlivá, komunikativní, flexibilní“ jsou v administrativních životopisech tak častá, že je čtenář automaticky přeskakuje. Nahraďte je něčím ověřitelným. Místo pečlivosti napište, kolik uzávěrek po sobě prošlo bez opravy, nebo že za tři roky nepřišla jediná výzva k doplnění podání. Místo samostatnosti uveďte, že jste agendu vedli bez zástupu a při dovolené ji předávali podle vlastního písemného postupu.
Zastupitelnost bývá v administrativě podceněná. Kdo zaskočí na recepci, ve fakturaci i v objednávkách, má v menší firmě velkou cenu. Napište to konkrétně a vynechte obrat o týmovém hráči.
Jazyky a to, co s nimi reálně děláte
V kanceláři rozhoduje spíš způsob použití než písmeno úrovně. Certifikát z angličtiny a každodenní vyřizování reklamací po telefonu jsou dvě různé věci a zaměstnavatel obvykle hledá to druhé.
Napište obojí. Úroveň a k ní jednu větu o tom, co v jazyce běžně děláte: „Angličtina B2, denně korespondence s dodavateli v Německu a Polsku, telefonicky si poradím.“ Kdo jazyk pět let nepoužil, měl by úroveň raději snížit, než ji nafouknout. Zkouška u pohovoru přijde v tomhle oboru často hned.
Vzor: kostra životopisu do administrativy
Pořadí, které vedoucímu kanceláře vyhovuje:
- Jméno, telefon, e-mail, město a možný termín nástupu.
- Profil na čtyři řádky, ve kterých je vidět agenda i její rozsah.
- Software a systémy rozdělené na kancelářský balík a odborné programy.
- Praxe od nejnovější, u posledních dvou pozic s čísly.
- Vzdělání, u starších absolventů stačí obor a škola.
- Jazyky s poznámkou o použití.
- Kurzy a certifikáty s rokem, například mzdové účetnictví nebo DPH.
Jedna strana A4 stačí, dvě jsou strop. Čím se požadavky liší v ostatních oborech, ukazuje srovnání životopisů podle oborů.
Když se hlásíte na úřad
Vyhlášené výběrové řízení ve veřejné správě má obvykle vlastní seznam povinných příloh a vlastní požadavky na podobu životopisu. Bývají uvedené přímo v oznámení o vyhlášení řízení, takže si je přečtěte dřív, než začnete psát. Přihlášku bez povinné přílohy úřad vyřadí bez ohledu na to, co je v dokumentu napsáno.
V praxi to znamená střízlivý strukturovaný životopis bez grafiky a přesné termíny u každého zaměstnání. Soukromá firma je tak striktní málokdy, úřad ano.
Na co si dát pozor
Pravopisná chyba stojí v administrativním životopise víc než jinde. Kdo se hlásí na místo, kde bude psát objednávky a odpovídat zákazníkům, ten si překlep v prvním odstavci dovolit nemůže. Nechte dokument přečíst někoho dalšího, vlastní chyby člověk spolehlivě přehlédne.
Kreativní grafika tady nepomáhá, protože náborový program z barevných pruhů a ikon část textu nepřečte. Ve větších firmách přihlášky předtřídí systém podle shody s inzerátem. Vzhled do toho nevstupuje.
Názvy pozic pište tak, jak se běžně používají. „Strážkyně firemního pořádku“ místo „asistentka vedení“ je vtip, který se do třídění nevejde.
Jeden dokument rozeslaný na všechny nabídky se v tomhle oboru pozná rychle. Když se hlásíte na fakturaci a v profilu nahoře stojí „hledám místo asistentky vedení“, čtenář z toho vyčte, že vám je to jedno.
Shrnutí
O administrativním životopise rozhoduje sekce software a čísla u agendy. Programy jmenujte konkrétně a připište, co v nich děláte. U praxe uveďte objem, tedy počet dokladů, zaměstnanců, poboček nebo hovorů. Vlastnosti nahraďte tím, co je doloží.
Než dokument odešlete, přečtěte si ho nahlas. Věty, ve kterých zůstala jen slova o pečlivosti a flexibilitě, škrtněte a nahraďte je jednou konkrétní věcí, kterou jste v kanceláři odvedli.
