Personalista pozná univerzální dopis do pár vteřin. Podobný text čte několikrát denně a přesně ví, které fráze se v přihláškách opakují pořád dokola. Návod na strukturu motivačního dopisu najdete v samostatném článku. My se tady zaměříme na chyby, kvůli kterým dopis i se správnou stavbou skončí v koši.

Naučené věty, které personalista čte podesáté

Fráze jako „jsem komunikativní a flexibilní“ nebo „hledám nové výzvy v přátelském kolektivu“ napíše do dopisu skoro každý uchazeč. Personalista je přestal vnímat dávno. Sedí na kohokoli a na jakoukoli pozici.

Stejně fungují věty typu „tímto se ucházím o inzerovanou pozici“ nebo „jsem přesvědčen, že bych byl pro vaši firmu přínosem“. Znějí formálně správně, ale neříkají nic o tom, co uchazeč skutečně umí.

Špatně:

Hledám nové výzvy v přátelském kolektivu, kde budu mít prostor se profesně rozvíjet.

Lépe:

Poslední rok se ve své roli začínám opakovat a chci pracovat v týmu, který řeší složitější zakázky, než na jaké jsem teď zvyklý.

Klišé přitom nevznikají ze špatného úmyslu. Uchazeč často přesně neví, co napsat, a sáhne po slovech, která zní profesionálně a bezpečně. Jenže stejná slova použije ve stejné chvíli desítka dalších lidí, takže se z nich rychle stane šum, který personalista při čtení automaticky přeskakuje.

Přídavná jména dopis nezachrání, ani když zvolíte jiná synonyma. Dopis potřebuje jeden konkrétní doklad, ideálně číslo nebo projekt, který personalista neodbude jako frázi. „Poslední dva roky jsem vedl tým pěti lidí a zavedl týdenní reporting, který odhalil zpoždění v zakázkách o týden dřív“ řekne o kandidátovi víc než sebelépe znějící přídavná jména.

Dopis, který jen převypráví životopis

Dopis, který v odstavcích převypráví to, co personalista za chvíli stejně najde v životopise, patří mezi nejběžnější chyby. Věta typu „v letech 2020 až 2023 jsem pracoval jako obchodní zástupce ve firmě X, kde jsem měl na starosti péči o klienty“ dopisu nepomůže. Totéž je v životopise přehledněji a rychleji dohledatelné.

Důvod bývá podobný jako u klišé: uchazeč neví, čím jinak dopis zaplnit, a bezpečnou volbou jsou fakta, která má už hotová v životopise. Motivace se ale nedá vyčíst z dat v tabulce. Do textu ji musí vložit sám uchazeč, a to je přesně to, co dopis od životopisu odlišuje.

Motivační dopis má odpovědět na otázku, kterou životopis sám neřeší: proč zrovna tahle pozice a tahle firma. Fakta o praxi do něj patří jen tehdy, když z nich vyplývá konkrétní závěr, ne jako holý výčet let a náplní práce.

Opačný extrém škodí podobně. Dopis, který nezmíní jedinou konkrétní zkušenost a jede jen na obecném nadšení pro obor, nedává personalistovi nic, čím by si uchazeče zapamatoval. Jedna věta o praxi stačí, pokud hned vysvětlí, proč právě tahle zkušenost pro danou pozici něco znamená.

Špatně:

Od roku 2020 pracuji jako obchodní zástupce a starám se o portfolio klientů v regionu.

Lépe:

Práce s klienty mě nejvíc baví ve chvíli, kdy vidím dopad vlastního rozhodnutí na číslech, a přesně tohle bych chtěl dělat ve větším měřítku, jaké nabízí vaše firma.

Personalista má oba dokumenty otevřené vedle sebe, takže datum a název pozice si přečte v životopise a od dopisu čeká vysvětlení, ne kopii.

Kopie s cizím jménem firmy

Rychlá varianta univerzálního dopisu je kopie s přepsaným jménem firmy, kde zůstane beze změny všechno ostatní, klidně pro dalších deset přihlášek. Nejčastěji se to prozradí uprostřed textu, kde zůstane věta o jiné firmě nebo jiném oboru z předchozí verze dopisu. Podobně to dopadá se šablonami staženými z internetu, kde po vyplnění zbyde nepřepsané „[Název pozice]“ nebo „[Doplňte jméno]“ schované mezi odstavci. Stejnou nepozornost prozradí i špatné oslovení: pokud dopis začíná „Vážený pane Nováku“ a personalistka se jmenuje jinak nebo je žena, jde o stejnou chybu jako přehozené jméno firmy o pár řádků níž.

Personalista takovou chybu najde snadno, protože jméno svojí firmy v textu hledá skoro automaticky. Před odesláním pomáhá přečíst dopis ještě jednou od konce k začátku, ne odshora dolů: při čtení pozpátku si mozek nedokáže domýšlet, co tam „mělo“ být, a chybu spíš zachytí.

Rozdíl oproti běžnému překlepu je v tom, co chyba naznačuje. Jeden přehozený znak se stane každému a personalista ho obvykle přejde. Špatné jméno firmy uprostřed odstavce ale říká, že celý dopis vznikl jako kopie, a to už přejde hůř.

Kontrola dvou jmen, firmy a člověka, kterého oslovujete, zabere necelou minutu před odesláním.

Univerzální text pro dvacet přihlášek

Univerzálnost pozná personalista i tam, kde dopis neobsahuje žádnou vyloženou chybu. Chybí v něm zmínka o konkrétním produktu, projektu, kampani nebo hodnotě, kterou firma komunikuje navenek. Věty jako „vaše společnost patří mezi přední hráče na trhu“ by šlo napsat o kterékoli firmě v oboru, a personalista to pozná stejně rychle jako klišé o flexibilitě.

Špatně:

Vaše firma patří mezi přední hráče na trhu a ráda bych se stala součástí týmu.

Lépe:

Váš poslední produkt sleduju od uvedení a líbí se mi, jak jste ho oproti konkurenci zjednodušili pro běžného uživatele.

Stejně to platí u textu, který napsala umělá inteligence a nikdo ho pak neupravil. Formulace se opakují napříč přihláškami do různých firem a zkušený personalista je pozná na první přečtení. Nástroj samotný není problém. Problém je odeslaný text, který si nikdo nepřečetl a nedoplnil vlastním detailem, jaký by seděl jen k téhle přihlášce. Pozná se to i podle detailu, který nikam nezapadá: dopis chválí obor, kterým se firma vůbec nezabývá, nebo zmiňuje dovednost, kterou pozice nevyžaduje.

Konkrétní detail přitom nemusí být velký objev a nemusí zabrat hodiny. Deset minut na prostudování webu firmy nebo jejího posledního příspěvku na síti obvykle stačí na to, najít jednu větu, kterou nikdo jiný nenapíše.

Na co si dát pozor

Jedna naučená věta v úvodu dopis nezabije. Personalista si všimne spíš vzorce: klišé v úvodu, opsaný životopis uprostřed a univerzální závěr dohromady vyvolají dojem, že by dopis fungoval stejně dobře u úplně jiné firmy.

Opačná chyba hrozí u snahy znít maximálně konkrétně. Číslo nebo výsledek, který uchazeč u pohovoru neumí vysvětlit do detailu, udělá horší dojem než mírně obecnější, ale pravdivá věta. Přesnost má dopis odlišit od ostatních přihlášek, ne uchazeče vykreslit jako někoho, kým není.

Bezchybný dopis pohovor negarantuje. Odstraní ale nejsnazší důvod, proč ho personalista odloží stranou hned v prvním kole.

Shrnutí

Nejrychlejší kontrola před odesláním: najděte v dopise jméno firmy a přesvědčte se, že patří té, které dopis posíláte. Pak zkuste každou větu se slovem „jsem“ nahradit konkrétním příkladem, ne přídavným jménem. Co zůstane obecné i po druhém přečtení, z dopisu smažte.