Otázka „kolik si mám říct za hodinu” má na volné noze jednu nepříjemnou vlastnost. Nedá se opsat od kolegy a nedá se odvodit ani z poslední výplatní pásky. Hodinová sazba musí pokrýt práci, provoz živnosti, odvody i týdny, kdy žádná zakázka nepřijde. Poradíme, jak si ji spočítat od nákladů, a co dělat, když vám vyjde číslo, které klienti odmítají.
Proč se sazba nedá odvodit z bývalé mzdy
Nejčastější začátečnická metoda vypadá logicky. Vezmete hrubou mzdu z minulé práce, vydělíte ji počtem hodin v měsíci a máte sazbu. Při hrubé mzdě 45 000 Kč a 160 odpracovaných hodinách vyjde 281 Kč za hodinu. Takové číslo je ale zavádějící hned v několika ohledech.
Zaměstnavatel k vaší hrubé mzdě platí ještě povinné odvody, které jste na svém účtu nikdy neviděli. Proplácí dovolenou a svátky. Kupuje notebook a licence, platí nájem kanceláře i školení. Hodinu strávenou na poradě nebo vyplňováním výkazů nikdo nefakturuje, protože ji pokryje měsíční mzda.
Na volné noze všechny tyhle položky přejdou na vás a k tomu zmizí jistota, že v listopadu bude co dělat. Kdo si chce srovnat, kolik zaměstnanci z výplaty doopravdy zůstane, najde propočet v přehledu rozdílu mezi čistou a hrubou mzdou. Sazba na volné noze musí být proti takovému přepočtu výrazně vyšší, ne o pár desetikorun.
Kolik hodin za rok skutečně vyfakturujete
Tady se výpočty rozpadají nejčastěji. Rok má zhruba dva tisíce pracovních hodin, jenže klientovi z nich vyfakturujete jen část.
Odečtěte dovolenou, státní svátky a pár dní nemoci. Zbude kolem 45 pracovních týdnů. Z každého dne pak ukrojí neplacený čas: psaní nabídek, e-maily, fakturace, podklady pro účetní, schůzky, ze kterých nakonec nic nevzejde, hledání dalších klientů a vzdělávání.
Kdo si čas poctivě měří, obvykle zjistí, že z osmihodinového dne je fakturovatelných zhruba pět hodin. U profesí, kde se hodně jedná s klienty nebo se často mění zadání, ještě méně. Po dosazení: 45 týdnů krát 25 fakturovatelných hodin týdně dává 1 125 hodin za rok. Právě tímto číslem pak dělíte, ne dvěma tisíci.
Než začnete odhadovat, změřte si jeden měsíc reálné práce. Obyčejná tabulka nebo aplikace na měření času ukáže poměr placených a neplacených hodin líp než jakýkoli odhad od stolu. Hodí se k tomu i běžné postupy z time managementu, protože právě neplacený čas jde zkrátit nejsnáz.
Podíl fakturovatelných hodin se navíc mění podle fáze podnikání. První rok, kdy sháníte klienty a učíte se administrativu, bývá výrazně horší než čtvrtý rok se stabilním okruhem zákazníků. Sazba spočítaná v rozjetém provozu proto nováčkovi obvykle nevystačí.
Co musí sazba pokrýt kromě vaší práce
Provozní náklady si sepište za celý rok, ne za měsíc. Roční pohled odhalí položky, které chodí jednou za čas a v měsíčním rozpočtu se ztratí.
Do seznamu patří:
- zálohy na sociální a zdravotní pojištění,
- daň z příjmu, ať už v paušálním režimu, nebo podle skutečných výdajů,
- vybavení a jeho obnova, software a licence, telefon a internet,
- účetní nebo daňový poradce,
- nájem kanceláře či coworkingu, případně poměrná část nákladů na domácí pracovnu,
- pojištění odpovědnosti za škodu, pokud ho ve vašem oboru klienti vyžadují,
- vzdělávání, odborné nástroje a cesty za klienty,
- rezerva na dny nemoci a na dovolenou, kterou vám nikdo neproplatí,
- peníze odkládané na důchod a na měsíce s prázdným diářem.
Poslední dvě položky se vynechávají nejčastěji a chybí nejvíc. Nemocenská OSVČ nevzniká automaticky, plyne až z dobrovolného nemocenského pojištění, jehož podmínky popisuje Česká správa sociálního zabezpečení. Bez rezervy znamená každý týden na neschopence týden bez příjmu.
Konkrétní výše záloh i daňová pravidla se každý rok mění, proto si aktuální čísla ověřte přímo u ČSSZ, u své zdravotní pojišťovny a u Finanční správy, nejlépe s účetní. Odhad podle loňských čísel bývá vedle.
Výpočet krok za krokem
Postup má čtyři kroky a na papíře ho zvládnete za dvacet minut.
- Stanovte, kolik chcete mít ročně pro sebe. Tedy peníze, které vám zůstanou po zaplacení všeho ostatního.
- Připočtěte roční provozní náklady ze seznamu výše.
- Připočtěte rezervu na daň a pojistné. Její výši spočítá účetní podle vašeho režimu zdanění a odhadovaného příjmu, od oka to nejde.
- Součet vydělte počtem fakturovatelných hodin za rok.
Příklad: Petra dělá copywriting na volné noze. Chce si měsíčně nechat 40 000 Kč, tedy 480 000 Kč ročně. Provozní náklady, do kterých patří notebook, licence, telefon, účetní a jeden den v týdnu v coworkingu, jí vyjdou na 70 000 Kč. Účetní jí spočítá, že na daň a pojistné musí za rok odložit 150 000 Kč. Celkem tedy potřebuje vyfakturovat 700 000 Kč. Při 1 125 fakturovatelných hodinách jí vychází 622 Kč za hodinu, po zaokrouhlení nahoru 650 Kč.
Čísla v příkladu jsou modelová a vaše budou jiná. Podstatný je směr výpočtu: od toho, co potřebujete, k sazbě. Ne od pocitu k ceníku.
Když teprve začínáte a nemáte vlastní data, sáhněte po opatrnějších číslech. Počítejte spíš s nižším počtem fakturovatelných hodin a vyššími náklady, než čekáte. Po půl roce provozu propočet zopakujte se skutečnými čísly z účetnictví.
Než sazbu pošlete klientovi
Do nabídky vždycky napište, jestli je cena uvedená s daní z přidané hodnoty, nebo bez ní. Firemní klient s nárokem na odpočet počítá automaticky s částkou bez DPH. Kdo plátcem není, ať už jde o domácnost, nebo o malého živnostníka, zaplatí celou částku i s daní. Právě tady vznikají nedorozumění nejčastěji.
Pokud plátcem DPH zatím nejste, zmiňte to v nabídce jednou větou. Po překročení zákonem stanoveného obratu se jím stanete povinně a vaše práce pak pro neplátce podraží. Aktuální hranici obratu i platné sazby si ověřte u Finanční správy.
Domluvte si taky nejmenší účtovanou jednotku. Kdo fakturuje po pěti minutách, stráví nad evidencí zbytečně moc času. Běžnější je účtovat po půlhodinách nebo po započatých hodinách, hlavně u drobných úprav a telefonátů.
A napište i to, co v sazbě není. Cestovné, spěšný termín, práce o víkendu nebo použití výstupu nad rámec dohody bývají zdrojem nedorozumění hlavně tehdy, když se o nich předem mlčí.
Jedna sazba přitom nemusí platit na všechno. Řada volnonožců si drží jinou cenu za soustředěnou odbornou práci a jinou za administrativu nebo za opravy cizích podkladů. Kdo účtuje všechno stejně, obvykle doplácí právě na ty nejméně zajímavé zakázky. Pokud sazby rozlišíte, uveďte to rovnou v nabídce, ne až na faktuře.
Když trh vaše číslo nepřijme
Stane se, že vyjde sazba, kterou klienti ve vašem oboru běžně neplatí. Samo o sobě to neznamená, že je výpočet špatně.
Nejdřív si ověřte, jestli je opravdu mimo. Napoví ceníky srovnatelných dodavatelů, dotaz v oborové skupině nebo inzeráty na podobné pozice. Podrobný postup najdete v textu o tom, jak zjistit svou tržní hodnotu.
Pokud je číslo skutečně nad trhem, máte několik cest. Snížit provozní náklady. Zvýšit podíl fakturovatelných hodin, tedy omezit neplacený čas. Zúžit specializaci tak, aby vaše práce nešla porovnat s nejlevnější nabídkou. Nebo dočasně snížit představu o vlastním příjmu, ale vědomě a s termínem, kdy to znovu přepočítáte.
Co nefunguje: srazit sazbu na hranici nákladů a spoléhat, že to dorovná objem zakázek. Plný diář za podnákladovou cenu vede k přepracování a k tomu, že na lepší nabídku pak nezbyde kapacita.
Kdy dává smysl cena za výstup místo hodinové sazby
Hodinová sazba má jeden háček. Trestá rychlost. Čím jste zkušenější, tím míň si za stejný výsledek naúčtujete.
U opakovatelných věcí s jasným zadáním se proto vyplatí přejít na cenu za výstup nebo na měsíční paušál. Klient ví předem, kolik zaplatí, a vy nemusíte obhajovat každou hodinu.
Hodinová sazba se hodí tam, kde rozsah dopředu neznáte: konzultace, úpravy podle průběžných připomínek, údržba, práce na cizím a nepřehledném podkladu. I když fakturujete za výstup, hodinovou sazbu si spočítejte. Slouží jako kontrola, jestli se vám paušál po přepočtu na odpracovaný čas ještě vyplácí.
Pevná cena bez písemně vymezeného rozsahu je past. Když si předem nedohodnete, kolik kol připomínek je v ceně, doplatíte je vlastním časem.
Jak sazbu měnit u stávajících klientů
Sazbu nenastavujete jednou provždy. Rostou náklady, roste vaše zkušenost. Cena, která dávala smysl na začátku, po třech letech nesedí.
U nových poptávek začněte novou cenou hned. Je to nejjednodušší způsob, jak posunout průměr bez konfliktu.
Stávajícím klientům dejte vědět s předstihem, ideálně před koncem roku nebo před zahájením další velké zakázky. Stačí krátká zpráva s novou sazbou a datem, odkdy platí. Omlouvat se ani vypisovat důvody nemusíte.
Počítejte s tím, že část klientů odejde. Když odejdou všichni, byl skok příliš velký nebo přišel bez varování. Když neodejde nikdo, mohli jste jít výš.
Na co si dát pozor
Nejčastější chyba je počítat sazbu z hrubé mzdy v minulé práci. Chybí v ní odvody, neplacený čas i rezervy, takže výsledek vyjde nízko a chyba se ukáže až s prvním daňovým přiznáním.
Druhá past je rezerva na daň a pojistné. Peníze, které přistanou na účtu z faktury, nejsou celé vaše. Kdo si část neodkládá průběžně, řeší nedoplatek naráz.
Sleva na první zakázku má mít konec. Pokud jste ji dali „na rozjezd”, řekněte rovnou, do kdy platí. Jinak se z ní stane vaše běžná cena a zpátky se šplhá těžko.
A pozor na srovnávání sazeb bez kontextu. Vyšší číslo v ceníku kolegy může zahrnovat jinou práci, jiný rozsah odpovědnosti nebo úplně jiný počet fakturovatelných hodin. Porovnávat má smysl roční příjem po nákladech, ne sazbu samotnou.
Shrnutí
Hodinová sazba vzniká zdola. Sečtete, co potřebujete pro sebe, přidáte provozní náklady i rezervu na daň a pojistné. Součet pak vydělíte počtem hodin, které opravdu vyfakturujete. Ten poslední údaj rozhoduje nejvíc a bývá nižší, než si lidé myslí.
Než sazbu vyhlásíte, změřte si měsíc reálné práce a nechte propočet zkontrolovat účetní. Aktuální výši záloh na pojistné a pravidla zdanění ověřte u ČSSZ a Finanční správy, protože se každý rok mění. A pokud přechod na volnou nohu teprve zvažujete, projděte si i první kroky při zakládání živnosti. Sazba se totiž počítá jinak, když už víte, jaký režim zdanění zvolíte.
